Las funciones de Excel más usadas

Excel dispone de cientos de funciones predefinidas, muchas de ellas no se usan o se hace de forma esporádica, otras en cambio se usan con mucha frecuencia en casi todas las hojas. A continuación se muestra una lista de las funciones que tienen un uso más frecuente:

=SUMA (A1;A2). Devuelve la suma de los números contenidos en las celdas que se indican como argumentos. Puede contener hasta 30 argumentos.
=POTENCIA(3;2). Devuelve la potencia de un número. En este caso 3 elevado a 2.
=RAIZ(4). Devuelve la raíz cuadrada del número indicado en el argumento.
=HOY(). Proporciona la fecha actual y la devuelve en forma numérica (días desde el
1.1.1900).
=AHORA().Obtiene la fecha y la hora actual y la devuelve en forma numérica (ver HOY)
=REDONDEAR (A1;2). Redondea un número decimal al número indicado de decimales.
=ENTERO (A1). Redondea un número decimal al menor número entero más próximo. Es equivalente a REDONDEAR(número,0).
=SI(A1=B1; “Son iguales”; ” No son iguales"). Comprueba si la expresión contenida en el primer argumento es Verdadera o Falsa. Si es Verdadero devuelve la expresión contenida en el segundo argumento y si es Falso devuelve la expresión que contiene el tercer argumento. Las expresiones deben separarse con punto y coma (;).
=Y(A1=B1;A2=B2). Ejecuta la función lógica Y (AND). Devuelve Verdadero cuando todos los valores indicados son VERDADEROS y Falso si al menos uno de ellos es Falso.
=O(A1=B1;A2=B2).Ejecuta la función lógica O (OR). Devuelve Verdadero cuando al menos uno de los valores es VERDADERO, y Falso cuando todos tienen el valor Falso.
=PI(). Esta función devuelve el valor de la constante Pi.

=CONTAR.SI(A1:A10; “Alta”). Devuelve el número de celdas, contenidas en el rango especificado, que cumplen con el criterio especificado en el segundo argumento. En este caso devuelve el número de celdas, comprendidas en el rango A1:A10, que contienen el texto “Alta”. 

Cómo exportar el formato en Excel y Word 2010

Excel

Cuando se aplica a una celda un conjunto de formatos determinado, y se desea asignar esa misma configuración a otra celda o a otro rango de celdas, no hay necesidad de hacerlo una por una, en este caso se puede recurrir a la copia del formato para exportarlo a otras celdas. Esto se consigue de una manera sencilla:

1.Se selecciona previamente la celda que contiene el formato que se desea exportar.
2.Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la celda seleccionada, se pulsa sobre la opción “Copiar formato”, como se puede apreciar en la siguiente imagen.

3.A continuación, simplemente se hace clic sobre la celda o grupo de celdas a las que se desea cambiar el  formato, el resultado es instantáneo y la celda de destino mantendrá el mismo contenido (ya sea texto, un valor numérico o una formula), pero con el formato deseado.

Word

    En Word ocurre exactamente lo mismo, es posible copiar el formato asignado a determinado texto y exportarlo a otro texto o párrafo. La manera de proceder es la misma que en el caso de Excel:
1.Se selecciona previamente el texto que contiene el formato que se desea exportar.
2.Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el texto seleccionado, se pulsa sobre la opción “Copiar formato”, como se puede apreciar en la siguiente imagen.

3.A continuación, simplemente se hace clic sobre el texto o párrafo al que se desea cambiar el  formato, el resultado es instantáneo y el texto de destino se mantendrá invariable pero con el formato deseado.

Funciones para contar celdas en Excel

Estas son las principales funciones que Excel dispone para contar celdas:

CONTAR.SI

Se utiliza para contar las celdas, dentro del rango especificado, que no están vacías y que cumplen con el criterio indicado.

Sintaxis: CONTAR.SI(rango; criterio)

Donde Rango es el rango de celdas dentro del cual se desea contar el número de celdas que no están en blanco y Criterio es el criterio que determina las celdas que se van a contar.

Por ejemplo, para obtener el número de celdas que cumplen el Criterio ">5" (mayor de 5), dentro del rango de celdas B2:B:10 (desde la celda B2 hasta la celda B10), se utiliza la siguiente expresión:

=CONTAR.SI(B2:B10;">5")

En el caso de la figura mostrada el resultado es de 4, pues cuatro son los valores superiores a 5 dentro del rango de celdas especificado.

La función también se puede usar cuando se desea buscar un determinado texto, por ejemplo:

=CONTAR.SI(B2:B10;"=Verde")

En el caso de la figura mostrada, el resultado de la función será 3, ya que tres veces son las que aparece el color verde.

CONTAR

Esta función devuelve la cantidad de celdas que contienen valores numéricos dentro del  rango especificado.

Sintaxis: CONTAR(rango1; Rango2; ...)

Donde Rango1 y Rango2 son entre 1 y 255 rangos de celdas diferentes en los que se desea calcular el número de valores numéricos que aparecen.

Como ejemplo la siguiente función calcula la cantidad de valores numéricos que aparecen en el rango de celdas B2:B10:

=CONTAR(B2:B10)

En el caso de la figura mostrada, el valor devuelto por la función es 4.

En el siguiente ejemplo se calculan la cantidad de valores numéricos que aparecen en 3 rangos diferentes:

=CONTAR(B2:B10; C3:C6; D3:G3)

Ahora la función devuelve pues 10 son las celdas que contienen números en los 3 rangos especificados.

CONTAR.BLANCO

Con esta función se cuentan el número de celdas que están en blanco dentro del rango indicado.

Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango)

Donde Rango es el rango dentro del cual se desea calcular el número de celdas que están en blanco. Hay que tener en cuenta que las celdas que contienen fórmulas que devuelven un texto vacío también se cuentan, sin embargo, las celdas que contengan el valor 0 no serán contadas.

En el siguiente ejemplo el valor devuelto por la función es 3, ya que 3 son las celdas que están vacías en el rango indicado:

=CONTAR.BLANCO(B2:B10)

CONTARA

Con esta función se cuentan el número de celdas que no están vacías en un rango especificado. CONTARA cuenta todas las celdas que contienen algún tipo de dato, ya sea numérico o de texto, incluso tendrá en cuenta los mensajes de error y las funciones que devuelvan un valor nulo.

Sintaxis: CONTARA(Rango1; Rango2; ...)

Donde Rango1 y Rango2 son de 1 a 255 argumentos que representan los rangos de celdas en los que se desea realizar la búsqueda.

En el siguiente ejemplo se calcula el número de celdas que contienen algún valor dentro de los rangos B2:B10 y C2:C10:

=CONTARA(B2:B10; C2:C10)

Cómo crear un Mensaje Entrante en Excel

Un Mensaje entrante consiste en un texto que se muestra cuando una celda se va a editar. Este mensaje sirve para mostrar información acerca de los valores que puede contener dicha celda o sobre las operaciones que se realizan en la misma.

Para crear un Mensaje Entrante se procede de la siguiente manera:

En primer lugar hay que seleccionar la celda o grupo de celdas en las que desea crear el Mensaje entrante. A continuación, desde la pestaña “Datos”, se selecciona la opción “Validación de datos”.

Se selecciona la pestaña Mensaje de entrada y se rellenan los campos "Título" y "Mensaje de entrada", asegurándose de que la casilla de verificación "Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda" está activada.

En este caso, en el campo "Título", se introducido el valor "Aviso" y en el campo "Mensaje de entrada" se introducido el texto "Los datos de estas celdas deben estar comprendidos entre 0 y 10", como se puede apreciar en la siguiente figura.

Una vez configurado el Mensaje Entrante, el resultado es el siguiente:

Cómo destacar gráficamente el valor de una celda en Excel

Destacar gráficamente el valor de una celda, es una vistosa forma de de hacer más legibles y comprensibles, los datos numéricos mostrados en una hoja de Excel.

Con este sencillo procedimiento es mucho más fácil identificar la información numérica de manera global.

El procedimiento es el siguiente:

Se seleccione el rango de celdas al que se desea aplica el formato. Dentro de la solapa "Inicio", se selecciona la opción “Formato Condicional” y continuación sobre "Barras de datos".

El efecto que se produce se puede apreciar en la siguiente figura.

Además, existen dos opciones más: "Escalas de color" y "Conjunto de Iconos".

Los cuales generan los siguientes efectos:

Como se puede apreciar, de manera sencilla y rápida, se consigue obtener un efecto visual que aporta una mayor facilidad para, de un simple vistazo, entender y asimilar los datos mostrados en la hoja de Excel.