Cómo crear Esquemas en Excel

  Un esquema es un resumen en el que se recogen los datos más importantes de un documento esquematizado.
  Así pues, un esquema puede ser, por ejemplo, el resumen de las ventas de los comerciales de una empresa, agrupadas por meses o por trimestres.
Excel permite crear esquemas de dos maneras diferentes: Manual y Automática, en este caso se va a utilizar el método automático por ser más rápido y sencillo de realizar.
  Antes de crear un esquema se deben tener en cuenta los siguientes factores:

• En una misma hoja sólo se puede insertar un esquema, si son necesarios más habrá que copiar los datos y pegarlos en una hoja nueva.
• Para crear un esquema automáticamente la hoja debe tener el formato adecuado.
• Las filas que contienen los resúmenes deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. Lo mismo ocurre con las columnas que contienen los resúmenes, estas deben estar a la izquierda o a la derecha de los datos, nunca entremezclados.

  En la siguiente figura se puede ver un ejemplo realizado con las ventas de los comerciales de una empresa, en él se reflejan las ventas individuales de cada vendedor por meses y la suma del trimestre. También aparecen las ventas para cada equipo formado por tres vendedores y los resúmenes correspondientes.

  Se puede apreciar que las celdas B5, C5, D5, B9, C9, D9, B13, C13, D13, B17, C17, D17, B21, C21, D21 y la columna E contienen subtotales y las celdas B22, C22, D22 y E22 la suma de los subtotales.
  Con estos datos ya es posible crear el esquema automáticamente, para ello, dentro de la pestaña Datos, se selecciona la opción Autoesquema que está en el menú Agrupar.

  De manera automática, Excel genera los niveles del esquema como se puede apreciar en la siguiente figura.

  Se puede ver que ahora aparecen unas líneas a la izquierda de las celdas y otra línea en la parte superior. Además, en la esquina superior izquierda aparecen unos números, estos números indican la cantidad de niveles que se han creado.
  En las columnas aparecen los números 1 y 2, esto indica que hay dos niveles: uno con la tabla completa y otro con los datos de cada trimestre.
  En las filas aparecen los números 1, 2 y 3, esto indica que hay tres niveles: uno con la tabla completa, otro con los datos de cada equipo de vendedores y uno con el total de ventas.
  Para expandir o comprimir el esquema sólo hay que hacer clic sobre los signos + o - de cada nivel, los cuales aparecen en los márgenes.

  Para borrar un esquema, dentro de la pestaña Datos, se selecciona la opción Borrar esquema que está en el menú Desagrupar.