Trucos de Excel

En este artículo vamos a ver algunos trucos de Excel, muchos de ellos poco conocidos pero muy útiles:

Transformar columnas en filas y viceversa. Si deseamos situar al contenido de una columna a lo largo de una fila, bastará seleccionar los datos de la columna en concreto, los copiamos, nos situamos al principio de la fila donde queremos colocar los datos y seleccionamos en el menú Edición: Pegado especial. En el cuadro de dialogo que aparece marcamos la opción Transponer y pulsamos en Aceptar. Para copiar los datos de una fila en una columna se hace exactamente igual.

Calcular la diferencia en días entre dos fechas. Introducimos al valor de las fechas que deseamos restar por ejemplo en C2 y D2, a continuación, en la celda siguiente (E2), introducimos la fórmula: =C2-D2. A la celda E2 la aplicamos formato de número (Botón derecho->Formato de celdas...->Número).

Introducir una URL como texto. Si deseamos introducir una URL en una celda sin que Excel la marque como hipervínculo, bastará con colocar un apostrofe antes del texto de la URL: 'http://elaulaofimatica.blogspot.com

Quitar un hipervínculo. Para quitar un hipervínculo basta con hacer clic con el botón derecho y pulsar sobre: Quitar hipervínculo.

Insertar un comentario en una celda. Para insertar un comentario en celda basta con hacer clic con el botón derecho sobre ella y seleccionar:  Insertar comentario. Para acceder al cuadro de comentarios de forma más rápida se puede pulsar Mayúsculas+F2.

Introducir la Fecha y Hora actual. Para que en una celda aparezca la fecha actual podemos usar la función: =HOY(), la cual establece como valor de la celda la fecha actual del sistema. Si lo que deseamos es ver la fecha y la hora actual podemos usar la función: =AHORA(), esta nos muestra la fecha seguida de la hora actual del sistema. Estas funciones se actualizan al cargar la hoja.

Insertar una fecha y hora fijas. Si lo que deseamos es introducir una fecha u hora fijas, es decir, que no se actualizan al iniciar la hoja como en el ejemplo anterior, podemos usar el siguiente método de teclado: Ctrl + ";", este inserta la fecha actual en la celda activa, o bien, Ctrl + ":", ahora lo que se inserta es la hora actual.

Buscar la celda activa. A veces sucede que, cuando nos desplazamos por el documento, perdemos de vista la celda activa, esa que estábamos editando. Para encontrarla rápidamente basta con pulsar: Ctrl + Barra de Retroceso.

Cambiar el color de las líneas de división. Para cambiar el color de las líneas de división de una hoja de Excel pulsamos en el menú Herramientas -> Opciones, seleccionamos la solapa Ver y en ella pulsamos en Color de líneas de división. Si se selecciona el color blanco, las líneas de división desaparecen.

Cambiar la celda que se activa por defecto al pulsar Intro. Cuando se edita una celda y después de pulsa la tecla Intro, la celda activa se desplaza por defecto a la inmediatamente inferior. Esto se puede cambiar desde el menú Herramientas -> Opciones, se selecciona la pestaña Modificar y en ella la opción Mover selección después de ENTRAR, como se aprecia en la figura siguiente.

Añadir una Hoja para que se inicie al arrancar Excel. Si hay una Hoja con la que se trabaja muy a menudo y deseamos que esta se inicie nada más arrancar Excel podemos grabar la hoja dentro de la carpeta: XLSTART, esta carpeta está situada dentro de Archivos de Programa y de la carpeta que contiene los ficheros de Office.

Calcular el valor medio de una serie de  números. Para calcular el valor medio de los valores numéricos que contiene varias celdas se puede usar la siguiente función: =PROMEDIO(A1,A2,A3). Esta función devuelve la media aritmética de los valores contenidos en las celdas A1, A2 y A3.

Ordenar alfabéticamente los valores de una columna. Para ordenar los valores contenidos en una columna basta con seleccionar los valores deseados (tanto numéricos como alfanuméricos) y pulsar en la barra de herramientas de Excel sobre los botones A-Z o Z-A.

Autorrellenar celdas con un mismo valor o una serie de valores consecutivos. Para rellenar varias celdas con un mismo valor sólo hay que escribir este en la primera y a continuación, pulsando en la esquina inferior derecha, arrastramos por todas las celdas que se desean rellenar. Si lo que se desea es introducir una serie de números consecutivos, por ejemplo 1, 2, 3, ..., 20, entonces introducimos los dos primeros valores, los seleccionamos y, pulsando nuevamente en la esquina inferior derecha, arrastramos hasta alcanzar el valor deseado.

Ocultar los valores Cero. En una hoja que contiene muchas fórmulas, a veces, queda estéticamente mejor si los resultados que son cero (0) no se muestran. Para conseguir esto hay seleccionar el menú Herramientas -> Opciones, seleccionar la solapa Ver y en ella desmarcar la opción Valores cero.

Sumar cadenas de texto. Para sumar el texto contenido en dos celdas se puede usar el comando: =A1 & B1, tanto si el contenido de A1 y A2 es texto o un número el resultado será la suma de las dos cadenas de texto.

Añadir un link a otra Hoja de Excel. Si se desea abrir una hoja de Excel desde la hoja activa, basta con seleccionar la celda sobre la que hay que pulsar e introducir el siguiente comando: Ctrl + Alt + K, en el cuadro de dialogo se selecciona la hoja que se desea cargar.