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viernes, 26 de julio de 2013

La herramienta SOLVER de Excel

  Solver es una de las herramientas más potentes de que disponemos en Excel. Su uso parece estar dirigido sólo a los especialistas y programadores, de hecho, no viene instalada por defecto y, en la mayoría de los casos tendremos que instalarla posteriormente.
  En este artículo vamos a ver que no nada difícil su uso y que nos puede resultar extremadamente útil para resolver funciones complejas. Lo primero que tenemos que aclarar es: ¿Para qué sirve Solver? ¿Qué hace Solver? Pues bien, Solver es una herramienta usada para hacer cálculos matemáticos complejos, las posibilidades son múltiples y muy variadas, para ver como funciona vamos a realizar un ejemplo desarrollando una aplicación que nos va a resolver un problema concreto.
  Supongamos que un vendedor de productos informáticos desea realizar un pedido para ampliar el stock de determinados productos, los productos que necesita y los precios de cada uno son los siguientes:
  -Placas Base: 90€
  -Microprocesadores: 65€
  -Ventiladores: 12€
  Para realizar el pedido dispone de un máximo de 3.000€, ahora bien, hay una limitación en la cantidad mínima que el distribuidor suministra de cada componente, estas cantidades mínimas son las siguientes:
  -Placas Base: pedido mínimo 10 unidades
  -Microprocesadores: pedido mínimo 5 unidades
  -Ventiladores: pedido mínimo 10 unidades
  Con lo cual, el problema sería: Cuantas unidades de cada componte se puede pedir, teniendo en cuenta que el presupuesto máximo es de 3.000€ y que en ningún caso se pueden pedir menos unidades de las indicadas en el pedido mínimo. Con  Solver encontrar la solución es sencillo, sólo debemos configurar de manera adecuada las opciones del programa y él hallará rápidamente la solución.
  Lo primero que debemos comprobar es si Solver está instalado en nuestro Excel, para ello nos vamos al menú Herramientas y dentro de él buscamos la opción "Solver" como se muestra en el siguiente gráfico:
  En caso de que no aparezca nos vamos a Herramientas > Opciones, marcamos la opción Solver e instalamos (es probable que nos pida el disco de instalación de Excel).
  Una vez que tenemos instalada la herramienta Solver vamos a crear una hoja nueva para resolver el ejercicio. Empezamos introduciendo los datos del problema, tal y como se muestra en la figura siguiente:
  Simplemente hemos añadido los datos, Componentes, Precio, Pedido Mínimo y el presupuesto total de que se dispone. Ahora vamos a incluir las fórmulas para realizar los cálculos necesarios:
  Ahora en la columna TOTAL hemos insertado la fórmula TOTAL = PRECIO * CANTIDAD, es decir, en E12: =C12*D12, en E13: =C13*D13 y en E14: =C14*D14
  En C16 que se corresponde con el total del pedido, hemos introducido la fórmula =SUMA(C12:C14), de esta manera nos suma el importe total de cada  componente y nos da el importe del pedido completo.
  No necesitamos nada más, ahora vamos a aplicar Solver para que nos encuentre la solución. Pulsamos en Herramientas > Solver, nos aparecerá el siguiente cuadro:
  Ahora es cuando tenemos que tener claros los conceptos, en primer lugar definimos la "Celda Objetivo", que es la primera opción que aparece en el cuadro dialogo de Solver, esta es C16, que es donde queremos calcular el importe total del pedido. A continuación definimos "Valor de la celda Objetivo", en nuestro caso elegimos "Valores de:" e introducimos 3.000 que es lo que deseamos que sea el pedido total.
  A continuación en "Cambiando las celdas" seleccionamos el rango C12:C14, estas son las celdas que deseamos cambiar para ajustar el importe del pedido puesto que todo lo demás son valores fijos. El cuadro de dialogo quedaría como este:
  Ya sólo nos queda añadir las restricciones, es decir, las condiciones especificas que se deben cumplir, nos vamos a la opción "Sujetas a las siguientes restricciones" y pulsamos en "Agregar" y nos aparece el siguiente cuadro:
  Las condiciones son las siguientes:
  -Que el rango de valores de C12 a C14 sea un número entero (no podemos comprar medio ventilador).
  -Que C12 sea mayor o igual a 10 (mínimo de Placas Base)
  -Que C13 sea mayor o igual a 5 (mínimo de Micro Procesadores)
  -Que C14 sea mayor o igual a 10 (mínimo de Ventiladores)
  Las vamos agregando una a una, de manera consecutiva, y ya tenemos terminado nuestro modelo de Solver, en la ventana Parámetros pulsamos en "Resolver" y, de manera casi instantánea, Solver nos encontrará la solución como se puede apreciar en la siguiente figura:
  El proceso quizá pueda parecer un poco lioso o tedioso pero os aseguro, que cuando se le toma el manejo, es realmente sencillo y extremadamente rápido. Con Solver podemos ahorrarnos muchos cálculos y, sobre todo, el tiempo para realizarlos.




lunes, 22 de julio de 2013

Excel: Función SUMA( )

  En Excel la función SUMA resulta especialmente útil. Su misión, como su nombre indica, es la de sumar cantidades, bien sean las celdas especificas o las de un rango de celdas. Como para todas las formulas en Excel debemos escribir el signo "=" antes que la función, de esta manera le indicamos al programa que lo que viene a continuación es una fórmula.
  Para sumar celdas concretas, la sintaxis es la siguiente:  =SUMA(A1; B3; A2). Este ejemplo lo que hace es sumar las cantidades contenidas en las celdas A1, B3 y A2. Los sumandos deben aparecer separados por ";" y entre paréntesis.
  También podemos incluir en la función SUMA cantidades fijas, como por ejemplo: =SUMA(A6; C7; 4). Ahora la función nos devuelve la suma de las cantidades contenidas en A6 y C7 y le suma una cantidad fija, el 4.
 Si lo que deseamos es sumar un rango de celdas debemos indicar en la función el comienzo y el final del mismo, separados por el signo ":". Veamos unos ejemplos:
  Para sumar los datos de una columna: =SUMA(B1:B10), nos suma los datos contenidos en la columna B, empezando en B1 y terminando en B10.
  Para sumar los datos de una fila la fórmula es igual, indicamos el inicio y el final separados por ":", o sea, =SUMA(A5:C5).
  También podemos combinar la suma de celdas sueltas y celdas contenidas en un rango, por ejemplo: =SUMA(B2:B8; C9), esta fórmula nos devuelve la suma de las celdas contenidas entre B2 y B8 y, a continuación, la suma el valor de C9.
  En la siguiente imagen se puede apreciar el resultado de los ejemplos anteriores.

  Como se puede apreciar las combinaciones y posibilidades de la función SUMA son múltiples, sólo es cuestión de imaginación y conseguiremos adaptar la fórmula a nuestras necesidades.

domingo, 21 de julio de 2013

Como aplicar el Formato Condicional en Excel

  Una característica poco conocida de Excel es el Formato Condicional, básicamente, su función consiste en aplicar un determinado formato a una celda o grupo de ellas, en función del valor que contiene dicha celda. Vamos a ver un ejemplo con el que entenderemos fácilmente el funcionamiento del Formato Condicional:
  Vamos a diseñar una pequeña aplicación que contiene las notas obtenidas por los alumnos de una clase, en ella pondremos en las filas el nombre de los alumnos y en las columnas las materias y las notas obtenidas, tal y como se aprecia en la siguiente figura.
  Ahora deseamos que el fondo de las celdas que contienen las notas sea de color azul, en caso de aprobado y de color rojo, si esta suspenso. Esto se podría hacer forma manual pero, desde luego, sería un engorro, pues sería necesario comprobar una por una todas las notas. Con el Formato Condicional vamos a automatizar esta operación que se convierte en extremadamente sencilla y rápida.
  Lo primero que debemos hacer es seleccionar el grupo de celdas que se van a ver afectadas, en nuestro caso serían todas las que contienen los valores numéricos de las notas. A continuación desplegamos el menú Formato y, dentro de él, seleccionamos la opción Formato Condicional. Ahora nos aparece un cuadro de dialogo en el que disponemos de varias opciones y formas de validar datos, nosotros vamos a crear 2 condiciones, la primera que las celdas cuyo valor está entre 5 y 10 tengan fondo de color azul y la segunda, que las celdas cuyo valor esté entre 0 y 4,99 tengan fondo de color rojo.

  Para definir la primera condición dejamos como están las dos primeras opciones, "Valor de celda" y "entre", y en los siguientes recuadros "5" en el primero y "10" en el segundo. Ya hemos definido la condición, ahora vamos a definir el formato, para ello pulsamos en el botón "Formato" y nos aparece el cuadro de dialogo Formato de celdas. Aquí nos vamos a "Tramas" y seleccionamos el color azul, pulsamos en aceptar y ya tenemos definida nuestra primera condición.
  En la siguiente figura podemos apreciar el aspecto que tiene ahora el cuadro de dialogo Formato Condicional:
  Para añadir la segunda condición pulsamos en "Agregar" y repetimos el proceso anterior, ahora le decimos que los valores tienen que estar entre 0 y 4,99 y en el color seleccionamos el rojo. Este seria el aspecto final del cuadro de dialogo:
  Pulsamos en "Aceptar" y ... el trabajo está hecho, con unos pocos clics nos librado de que podían haber sido horas de trabajo.

  Hay que señalar que las posibilidades, tanto a la hora de realizar las comparaciones o pruebas lógicas, como los formatos a aplicar, son múltiples y ofrecen muchas más variaciones que las que hemos visto en este ejemplo concreto.


Desplazarse y seleccionar texto desde el teclado en WORD

  En Word, como en todos los programas de edición de texto, resulta muy útil y por supuesto más rápido, utilizar el teclado, en lugar del ratón, tanto para desplazarnos a través del documento, como para seleccionar determinadas partes del texto. En este artículo vamos a ver algunas de las opciones más usadas para realizar estas tareas, una vez que nos habituemos a su uso, podremos comprobar lo eficientes que resultan.

  Para movernos por un documento tenemos las siguientes opciones:
  -Flecha Izquierda: Nos desplazamos un carácter hacia la izquierda.
  -Flecha Derecha: Nos desplazamos un carácter hacia la derecha.
  -Flecha Arriba: Nos vamos a la línea anterior.
  -Flecha Abajo: Nos vamos a la línea siguiente.
  -Ctrl+Flecha Izquierda: Nos desplazamos a la palabra anterior.
  -Ctrl+Flecha Derecha: Nos desplazamos a la palabra siguiente.
  -Ctrl+Flecha Arriba: Nos desplazamos un párrafo hacia arriba.
  -Ctrl+Flecha Abajo: Nos desplazamos un párrafo hacia abajo.
  -Inicio: Nos lleva al comienzo de la línea actual.
  -Fin: Nos lleva al final de la línea actual.
  -Re Pg: Pasamos a la página anterior.
  -Av Pg: Pasamos a la página siguiente.
  -Ctrl+Fin: Nos lleva al final del documento.
  -Ctrl+Inicio: Nos lleva al principio del documento.
  -Mayúsculas+F5: Nos desplaza hasta el lugar donde realizamos la última modificación.

  En cuanto a los métodos para seleccionar texto, son muy similares a los anteriores, pero ahora los usaremos en combinación con la tecla Mayúsculas. Podemos destacar los siguientes:
  -Mayúsculas+Flecha Izquierda: Selecciona el carácter anterior.
  -Mayusculas+ Flecha Derecha: Selecciona el carácter siguiente.
  -Mayuscúlas+Flecha Abajo: Selecciona una línea hacia abajo.
  -Mayuscúlas+Flecha Arriba: Selecciona una línea hacia arriba.
  -Mayúsculas+Ctrl+Flecha Izquierda: Seleccionamos la palabra anterior.
  -Mayúsculas+Ctrl+Flecha Derecha: Seleccionamos la palabra siguiente.
  -Mayúsculas+Ctrl+Flecha Arriba: Nos selecciona hasta el inicio del párrafo actual.
  -Mayúsculas+Ctrl+Flecha Abajo: Nos selecciona hasta el final del párrafo actua.
  -Mayúsculas+Inicio: Seleccionamos desde la posición actual has el inicio de la línea.
  -Mayúsculas+Fin: Seleccionamos desde la posición actual has el final de la línea.
  -Mayúsculas+Re Pg: Seleccionamos hasta la página anterior.
  -Mayúsculas+Av Pg: Seleccionamos hasta la página siguiente.
  -Mayúsculas+Ctrl+Fin: Seleccionamos hasta el final del documento.
  -Mayúsculas+Ctrl+Inicio: Seleccionamos hasta el comienzo del documento.

Nota: No confundir la tecla "Mayúsculas", que es la que se utiliza para  escribir un sólo carácter en mayúscula, con la tecla "Bloq Mayúscula", esta se uso para escribir todo el texto en mayúscula. En todos los ejemplos de este artículo la que usamos es la primera.

Combinaciones de teclas para Excel

Excel dispone de una serie combinaciones de teclas que permiten ahorrar tiempo en el trabajo diario. Además de las ya conocidas Copiar: Ctrl+C, Cortar: Ctrl+X y Pegar: Ctrl+V, existen muchas más combinaciones que nos permiten realizar determinadas tareas, de uso frecuente, sin necesidad de tener que recurrir al ratón y a la barra de menús.

Estas son algunas de ellas:
  -Ctrl+Barra de Espacio: Selecciona la columna actual.
  -Mayúsculas+Barra de Espacio: Selecciona la fila actual.
  -Ctrl+E: Selecciona toda las celdas de la hoja activa.
  -Ctrl+N: Quita o pone en negrita la selección actual.
  -Ctrl+K: Quita o pone en cursiva la selección actual.
  -Ctrl+S: Quita o pone subrayado la selección actual.
  -Ctrl+5: Quita o pone el formato de tachado.
  -Ctrl+A: Abrir
  -Ctrl+Y: Repite la última acción realizada, si es posible.
  -Ctrl+Z: Deshacer
  -Ctrl+G: Guardar.
  -Ctrl+P: Imprimir
  -Ctrl+B: Abre el cuadro de dialogo Buscar.
  -Ctrl+L: Buscar y Reemplazar..
  -Ctrl+U: Crea un libro nuevo.
  -Ctrl+1: Abre el cuadro de dialogo Formato de celdas.
  -Ctrl+9: Oculta las filas seleccionadas.
  -Ctrl+0: Oculta las columnas seleccionadas.
  -Ctrl+I: Muestra el cuadro de dialogo Ir a...
  -Esc: Cancela la edición de la celda activa y deshace los cambios.
  -Mayúsculas+F11: Inserta una nueva hoja en el libro activo. La hoja nueva se coloca delante de la hoja activa.
  -Ctrl+Re Pg: Activa la hoja anterior.
  -Ctrl+Av Pg: Activa la hoja siguiente.

  Evidentemente existen muchas más combinaciones de teclas para realizar múltiples funciones, en este artículo sólo se han seleccionado las más comunes.

sábado, 20 de julio de 2013

Como usar las Etiquetas de Excel

  En Excel las etiquetas son las solapas que aparecen en la parte inferior de las hojas y que, por defecto, se nombran como "Hoja1", "Hoja2", "Hoja3", etc. La forma y el contenido de estas etiquetas se puede cambiar a fin de obtener un resultado, estéticamente, más vistoso. Veamos como:

  Para empezar, lo primero que podemos hacer es cambiar el nombre de la Etiqueta, esto es bien sencillo, basta con hacer doble clic sobre la solapa que deseamos modificar y acto seguido podemos darle el nombre apropiado. Hay que señalar que no se pueden emplear caracteres especiales para los nombres de las Etiquetas, sólo podemos usar letras, mayúsculas y minúsculas, y el guión ( - ). También podemos realizar esta misma acción pulsando sobre la Etiqueta con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción "Cambiar nombre".

  Otra acción que podemos realizar es cambiar el color de fondo de las Etiquetas, para ello, hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la Etiqueta que deseamos cambiar, nos aparecerá un menú del que elegimos la opción "Color de la etiqueta ...", ahora nos aparecerá una pequeña ventana en la que podemos seleccionar el color que deseamos para fondo de la Etiqueta.



 También podemos hacer que las Etiquetas no se muestren, para esto debemos dirigirnos al menú "Herramientas" y dentro de él seleccionamos "Opciones ...". Ahora, en la nueva ventana de opciones que nos aparece, seleccionamos la solapa "Ver" y desmarcamos la casilla de verificación "Etiquetas de hojas". Con esto las etiquetas ya no serán visibles. Para deshacer esta acción basta con realizar los mismos pasos y ahora activar "Etiquetas de hojas".

  Para cambiar la posición de una hoja bastara con que pulsemos sobre su Etiqueta y la desplacemos hasta ubicarla en el orden deseado.

Ejemplo de Etiquetas modificadas
  Para eliminar una Etiqueta y por tanto también todos los datos que contiene la hoja, podemos hacer clic con el botón derecho sobre la Etiqueta y seleccionamos "Eliminar". Si lo que deseamos es añadir una nueva hoja entonces seleccionamos "Insertar ...", nos creará una nueva hoja situándola a la derecha de Etiqueta sobre la que habíamos hecho clic.

Copiar y Pegar de manera eficiente

  En Excel existen varias métodos para Copiar y Pegar texto. En este artículo vamos a ver cuales son y las formas más apropiadas de usarlas para simplificar el proceso y hacerlo más rápido y eficaz.
  La primera sería  utilizar el menú "Edición". Seleccionamos la ceda o grupo de celdas que deseamos copiar, pinchamos en "Edición" y acto seguido en "Copiar". Luego nos situamos en la celda de destino, donde queremos copiar los datos, y repetimos el proceso: volvemos a pulsar en "Edición" y a continuación en "Pegar". Este sin duda es el método más sencillo, pero también el más lento y tedioso.
Copiar y Pegar usando el Menú "Edición"
  En la segunda opción vamos a ver un método bastante más eficaz y rápido. Ahora vamos a utilizar el teclado y unas combinaciones de teclas estandarizadas para casi todos los programas de Windows.
Estas combinaciones de teclas son:
  Ctrl+C: Copiar, copia el contenido de la celda o grupo de celdas seleccionadas.
  Ctrl+V: Pegar, pega los datos copiados previamente.
  Ctrl+X: Cortar, corta el contenido de la celda o grupo de celdas seleccionadas.
Cuando desplegamos el menú "Edición" podemos apreciar que a la derecha de las opciones "Copiar", "Pegar" y "Cortar" nos aparecen las combinaciones de teclas que realizan la misma función sin necesidad de desplegar el menú "Edición"
Copiar y Pegar, combinación de teclas
  Con este método el usuario no necesita retirar las manos del teclado para usar el ratón y, por lo tanto, resulta más rápido.

Copiar y Pegar con Autocompletar
Copiar y Pegar con Autocompletar
  Para terminar vamos a ver un método, que se puede utilizar para copiar y pegar, aunque su función real es la de autocompletar (en próximos artículos veremos con más detalle esta función). Imaginemos que deseamos copiar el contenido de una celda en un grupo de celdas adyacentes, en nuestro ejemplo vamos a copiar el contenido de la celda E2 en toda la columna E hasta llegar a E10. Cuando seleccionamos la celda E2 vemos que en la esquina inferior derecha nos aparece un pequeño cuadrado, si situamos el cursor sobre él, veremos que la forma de cambia. Es en este momento cuando podemos pulsar y arrastrar el ratón hasta llegar a la celda E10, cuando soltemos el ratón veremos que el contenido de la celda E2 se ha copiado en todas las demás.

Excel: Función "SI( )"

  La función SI resulta muy útil, se usa para comprobar si se cumple una determinada condición y devuelve un valor en función del resultado de la consulta. 
Función SI
  SI devuelve un valor si la condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.
  La sintaxis es: SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])
  prueba_lógica es la condición que queremos comprobar.
  valor_si_verdadero es el valor que devuelve en caso de que la prueba lógica sea cierta.
  valor_si_falso es el valor que devuelve en caso de que la prueba lógica sea falsa.

  Ejemplo, la fórmula =SI(B1>=5; "Aprobado"; "Suspenso") devuelve "Aprobado" si B1 es mayor o igual que 5 y "Suspenso" si B1 es menor que 5. Los parámetros deben aparecer como se indica en el ejemplo, es decir, deben estar entre paréntesis y separados por punto y coma ( ; ).
Ejemplo Función SI