Iniciación a PowerPoint

Introducción

  PowerPoint es una herramienta, integrada en el paquete Office de Microsoft, para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten transmitir información e ideas de forma visual e intuitiva. El objetivo del presente manual es dar una idea global del funcionamiento y de las posibilidades que ofrece este programa, sin entrar en profundidad en cada una de ellas ya que esto sería material para un texto mucho más extenso.
  Las presentaciones se emplean con frecuencia en la enseñanza, como apoyo al profesor, para desarrollar un determinado tema o para exponer los resultados de una investigación. PowerPoint permite exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del alumno.
  La principal ventaja de PowerPoint es que permite crear presentaciones de gran calidad de forma rápida e intuitiva. El programa incorpora múltiples herramientas que permiten personalizar todos los detalles, por ejemplo se puede definir el estilo del texto y de los párrafos, se pueden insertar gráficos, dibujos, imágenes y texto WordArt. También se pueden insertar efectos de animación como películas y sonidos.

Visión general de PowerPoint

Cinta de opciones de PowerPoint

  A continuación vamos a ver todos los elementos que componen la cinta de opciones y las características principales de cada una de ellas.

Botón de OFFICE

  Situado en la esquina superior izquierda, en él se encuentran las opciones comunes a todas las aplicaciones de los programas que componen Microsoft Office. Entre las opciones más destacadas se encuentran: Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir y Cerrar.
  Puesto que la función de todas estas opciones es bien conocida, nos detendremos en la explicación detallada de cada una de ellas, tan sólo destacaremos la función del comando Nuevo, ya que mediante él es posible acceder a la confección de plantillas predefinidas, ya sean las instaladas en el equipo o a las que Microsoft ofrece en línea a través de Office.com.

Menú INICIO

  Dentro de este menú podemos destacar por su uso frecuente los siguientes paneles:
    Diapositivas
    Dispone de la opción Nueva diapositiva mediante la cual es posible insertar nuevas diapositivas a la presentación actual. Otra opción destacada es Diseño, esta opción permite cambiar el diseño actual de la diapositiva sobre la que se está trabajando usando formatos predefinidos.
    Fuente 

   Este panel contiene todas las opciones referentes al tipo de fuente utilizada, Negrita, Cursiva, Subrayado, Tamaño, Tipo de letra, Color de letra, etc.
    Párrafo
   Como su nombre indica, este panel contiene las opciones referidas a los párrafos, como son Alineación, Sangrías, Viñetas, etc.
    Dibujo
    Aquí se encuentran opciones para insertar elementos prediseñados (flechas y figuras geométricas) y la manera en que se encuentran organizados, es decir, el orden en el que se visualizan.
    Edición
    Contiene opciones relativas a la búsqueda de texto y a “buscar y reemplazar”.

Menú INSERTAR

  Este menú ofrece una visión general de todos los elementos que se pueden insertar en una diapositiva de PowerPoint. Podemos destacar los siguientes paneles:
    Tablas
   Se utiliza para insertar tablas similares a las de Excel, permitiendo configurar los colores y las propiedades de las mismas.
    Ilustraciones
    Hace referencia a los medios gráficos que se pueden insertar, como Imágenes, Formas o Gráficos estadísticos.
    Texto
   Desde este panel se pueden insertar cuadros de texto, encabezados y pies de página y otros elementos de texto como pueden ser Fecha y Número de página.
    Clip multimedia
    Permite insertar sonidos y videos.

Menú DISEÑO

  En él están recogidas las opciones para configurar el tamaño y el aspecto de las diapositivas.
    Configurar página.
    Desde aquí se puede cambiar el tamaño y la orientación de las diapositivas.
    Temas
   Contiene modelos de diapositivas prediseñados que permiten fácilmente dar un aspecto vistoso y profesional a las presentaciones. También es posible establecer el fondo de las diapositivas mediante degradados o usando un relleno.
    Conviene señalar que los cambios de formato realizados en este apartado afectarán a todas las diapositivas que componen la presentación, no sólo a la actual.

Menú ANIMACIONES

  En este panel se encuentran las opciones para realizar animaciones, ya sean de la diapositiva completa o de alguno de los elementos que la componen.
    Vista previa
    Genera una vista preliminar de la diapositiva para poder apreciar los efectos de animación aplicados.
    Animaciones
    Desde este panel se pueden aplicar animaciones a elementos específicos de la diapositiva actual, basta con seleccionar el elemento al que se desea aplicar la animación y elegir el efecto deseado.
Transición a esta diapositiva
    Recoge los efectos de animación que se pueden aplicar a la diapositiva completa.

Menú PRESENTACION

  Contiene opciones para configurar la forma en que se va a realizar la presentación de las diapositivas, reproducción automática, tiempo entre diapositivas, etc.

Menú REVISAR

  En él se encuentran las opciones de autocorrección, diccionario, traducir, etc.

Menú VISTA

  En este menú se encuentran las opciones de visualización, como son el tipo de vista, mostrar o no las reglas, el zoom, etc.

Menús INTELIGENTES

  Se denominan así a varios menús que a parecen o no en función del elemento seleccionado. Por ejemplo, cuando se selecciona una imagen aparece un menú, denominado Formato, en el cual se incluyen las opciones de configuración de la imagen seleccionada. Lo mismo ocurre cuando se selecciona un cuadro de texto.

Panel de diapositivas

  En este panel se muestra una vista rápida de todas las diapositivas que contiene la presentación. Mediante él es posible desplazarse rápidamente a cualquier diapositiva y, utilizando el botón derecho del ratón, se acceden a las diversas opciones de diapositiva como Insertar, Eliminar, Duplicar, Cambiar el orden o el formato.

  El panel de diapositivas tiene dos modos de visualización:
  Diapositivas. En el que se muestra una miniatura de las diapositivas.

  Esquema. Donde se muestra el texto sin formato de que está compuesta cada diapositiva.

Área de trabajo

  En este espacio es donde se diseñan las diapositivas y donde se aplican los formatos deseados a cada elemento (tamaño, posición, color, etc.). Se muestra una sola diapositiva.

Panel de tareas

  Este panel se despliega a la derecha del espacio de trabajo y cambia dependiendo de los elementos con los que se está trabajando. Su propósito es proporcionar un acceso fácil a los comandos usados con más frecuencia.

Plantillas para Presupuestos en Excel

  Plantilla sencilla para confeccionar Presupuestos en varios colores. En esta plantilla se puede insertar un descuento por cada artículo y no es necesario realizar ningún cálculo, ya que estos se realizan de manera automática. En los siguientes enlaces se puede descargar la plantilla:

  -Plantilla Presupuesto en Rojo.

  -Plantilla Presupuesto en Verde.

  -Plantilla Presupuesto en Azul.

  -Plantilla Presupuesto en Marrón.

Cómo proteger un documento de Word

  Proteger documentos importantes, que no se desea que puedan ser abiertos por personas no autorizadas o que no deban ser modificados, es algo que Word permite realizar de manera fácil y rápida.
  Para proteger un documento en Word 2010 basta con pulsar en la solapa Archivo y seleccionar la opción Guardar como.

  A continuación, en el cuadro de dialogo que se ha abierto, se pulsa sobre el botón Herramientas y se selecciona Opciones generales.

  En el nuevo cuadro de dialogo que se abre se puede seleccionar Contraseña de apertura, para que el documento no pueda ser abierto o, Contraseña de escritura, para que se pueda abrir el documento pero no modificar su contenido.

Cómo guardar un documento de Word 2010 en PDF

  Los documentos en PDF son muy usados en la actualidad, pues se pueden ver en múltiples  plataformas, conservando siempre sus propiedades.
  Word 2010 permite generar documentos en PDF a partir de documentos de Word con suma facilidad, para ello basta con pulsar en la solapa Archivo y seleccionar la opción Guardar como.

  Ahora, en el cuadro de dialogo que se abre se pulsa sobre la opción Guardar como tipo, en la lista de opciones que se despliega se selecciona PDF (*.pdf). Se le pone nombre al archivo, que por defecto será el nombre del documento de Word, y el archivo en PDF ya está generado.

Cómo generar texto aleatorio en Word

  En ocasiones, es necesario utilizar varios párrafos de texto con el fin de realizar pruebas con el formato de los mismos y poder ajustar el efecto visual resultante.
  Por este motivo, Word dispone de una función poco conocida, mediante la cual es posible generar, de manera automática, cierto número de párrafos con varias líneas de texto para cada párrafo.
  Se trata de la función “rand”, para usarla, basta con escribir =rand() y pulsar la tecla Intro. 

  Acto seguido, Word genera automáticamente tres párrafos de texto con los que se podrán realizar  pruebas para aplicar el estilo y el tipo de fuente deseados.
  También, es posible definir la cantidad de párrafos que se desean insertar y el número de líneas aproximado de cada uno de ellos, por ejemplo: =rand(5,10). Con este ejemplo se crean 5 párrafos, con 10 líneas aproximadamente cada uno de ellos.

Cómo mantener palabras agrupadas en Word

  En muchas ocasiones hay palabras o frases que desea que siempre estén agrupadas, que se mantengan en la misma línea.
  Por ejemplo cuando se utilizan fechas: “23 de diciembre” o cuando se hace referencia a un lema: “"Gens una sumus"”. Estas frases siempre es deseable que aparezcan en la misma línea, aunque se puede dar el caso, de que la frase está al final de una línea y Word la separe y coloque una parte en una línea y la otra en la siguiente.
  Para evitar que esto suceda, basta con insertar un carácter especial en cada uno de los espacios de la frase, este carácter especial no es visible y se obtiene pulsando simultáneamente las teclas Ctrl+Shift+Barra de espacio.

Tipos de operadores en Excel y prioridad

  Los operadores de Excel son una parte esencial dentro de las fórmulas. Básicamente, un operador indica el tipo de cálculo que se desea realizar entre los elementos de una fórmula.  

Tipos de operadores en Excel

  Excel dispone de cuatro tipos de operadores de cálculo: aritméticos, de comparación, de texto y de referencia.

Operadores aritméticos

  Son aquellos que permiten realizar operaciones matemáticas básicas como la suma, la resta o la multiplicación y división.

Operadores de comparación

  Se utilizan para comparar valores. El resultado que se obtiene con ellos es un valor lógico, es decir, VERDADERO o FALSO.

Operador de concatenación de texto

El signo "&" se usa para unir o concatenar una o más cadenas de texto con el fin de generar una única cadena de texto.

Operadores de referencia

Mediante estos operadores se combinan rangos de celdas.

Prioridad: Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

  Excel ejecuta los cálculos de las fórmulas en un orden predeterminado, así pues,  el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto por la fórmula.  Por ejemplo, en la fórmula: =3+2*5, Excel devuelve 13, que es el resultado de (2*5) + 3, ya que el operador "*" tiene prioridad (se ejecuta antes) sobre el operador "+".
  Por lo tanto, es muy importante entender cual es el orden en el que se realizan los cálculos a fin de obtener los resultados deseados.
  Cuando en una misma fórmula se combinan varios operadores, Excel ejecuta los operadores en el orden establecido en la siguiente tabla:

  En caso de que en una fórmula aparezcan operadores con la misma prioridad ("*" y "/" ó "+" y "-"), Excel realiza los cálculos de izquierda a derecha.
  El orden en el que se ejecutan los operadores se puede cambiar con el uso de paréntesis, por ejemplo: =(2+3)*5, devuelve 25 ya que la suma 2+3 se ejecuta antes que la multiplicación.

Cómo crear tablas de datos en Excel

  Básicamente, una tabla en Excel está formada por una serie de datos organizados en filas (registros), en la cual la primera fila contiene los nombres de las columnas (campos), y el resto de las filas contienen los datos almacenados.
  En realidad, es algo muy similar a una base de datos. Por lo tanto, teniendo en cuenta las limitaciones de Excel, podremos tener una tabla (base de datos) con un máximo de 255 campos y 65535 registros.

  Las tablas pueden resultar muy útiles pues, además de almacenar información, permiten organizar y administrar los datos de forma cómoda.
Las operaciones más comunes que se pueden realizar sobre una tabla son:

• - Ordenar los registros.
• - Filtrar el contenido por un determinado criterio.
• - Crea resúmenes de datos.

Crear una tabla de datos

  Crear una tabla de datos es algo sencillo, basta seguir las siguientes instrucciones:

- En primer lugar se debe seleccionar el rango de celdas que se desea incluir en la tabla, es indiferente que las celdas seleccionadas tengan datos o estén vacías.

- A continuación, en la pestaña Insertar, se selecciona Tabla .

-Ahora aparece el cuadro de dialogo Crear tabla. En él hay que activar la casilla de verificación La tabla tiene encabezados (en este ejemplo se han añadido los nombres de columnas: Nombre, Dirección, Teléfono, email). 

  La tabla ya está creada y, desde la pestaña Diseño, se puede modificar su aspecto (colores, líneas, etc.).

Insertar datos en una tabla de datos

  Para introducir datos en la tabla que se acaba de crear, es posible hacerlo directamente desde el teclado, o bien, usando un formulario de datos.

  Un formulario de datos es un cuadro de dialogo que permite insertar, mostrar o modificar registros con suma facilidad. Para abrir el formulario de datos es necesario situarse sobre la tabla y pulsar sobre el icono Formulario.

  Esta opción no está disponible por defecto en Excel 2010, por lo tanto, para usar  el Formulario es necesario añadirlo a la Barra de acceso rápido. Pulsando en Archivo > Opciones > Personalizar > Barra de herramientas de acceso rápido, se selecciona el icono Formulario y pulsamos en Agregar.

  El formulario dispone de las siguientes opciones:

• -Nuevo: Introduce un nuevo registro con los datos insertados en el Formulario.
• -Eliminar: Elimina el registro activo.
• -Restaurar: Deshace los cambios realizados.
• -Buscar anterior: Activa el registro anterior.
• -Buscar siguiente: Activa el siguiente registro.
• -Criterios: Se utiliza para realizar búsquedas.
• -Cerrar: Cierra el formulario.

Modelo de Albarán en Excel 2010

Esta plantilla contiene un modelo sencillo de albarán en el que se ha incluido una línea para descuentos.

En este enlace se puede descargar la plantilla.

Cómo importar datos de Excel a Access

  En ocasiones, es necesario pasar los datos de una hoja de Excel a una tabla de Access. Esto, que puede parecer algo tedioso y complicado, es algo que se puede hacer fácilmente siguiendo una serie de pasos y teniendo en cuenta unos requisitos previos, que serán necesarios para que la importación de datos se realice de manera correcta y sin errores.

  Una vez realizada la importación, las columnas de la hoja de cálculo pasaran a ser los campos de la base de datos y las filas de la hoja de cálculo serán cada uno de los registros de la base de datos.

  Antes de realizar la importación hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• En primer lugar hay que tener en cuenta que la importación de datos de Excel a Access sólo se puede hacer usando una hoja de Excel concreta, no se puede importar un libro completo. En caso de que se necesite importar un libro completo, será necesario hacerlo hoja por hoja, repitiendo la operación las veces que sea necesario.
• El número de columnas de la hoja de Excel que se desea importar no puede ser superior a 255, ya que Access no admite más de 255 campos en una misma tabla.
• Hay que asegurarse de que en la hoja de Excel no hay valores de error, como #NUM o #DIV, en este caso Access coloca un valor nulo en los campos de la tabla.
• Para evitar errores en la importación, es necesario asegurarse de que las columnas de tabla de Excel tienen el mismo formato, es decir, si en una misma columna aparecen datos con formato numérico y otros con formato de texto, se producirá un error durante la importación.
• Se debe tener en cuenta que, a la hora de realizar la importación, Access puede utilizar la primera fila de la tabla de Excel como los nombres de los campos, por lo tanto, es recomendable insertar en la hoja de cálculo una fila que contenga los nombres de cada columna.

  Para realizar la importación hay que seguir los siguientes pasos:
  Desde Access, en el grupo Importar de la ficha Datos externos, se hace clic en Excel. Se debe tener abierta una base de datos para que la ficha Datos externos esté disponible.

  A continuación, en el cuadro de diálogo que se abre, se selecciona el nombre del  archivo de Excel que contiene los datos que desea importar.

  Los datos se pueden almacenar en una tabla nueva o en una ya existente. En el caso de que se desee almacenar en una tabla existente, hay que tener en cuenta que la tabla destino debe tener exactamente la misma estructura que los datos que se desean importar.

  Finalmente, se debe indicar si la primera fila de la hoja contiene los nombres de los campos y Access se encarga de pasar los datos a la tabla seleccionada.

Cómo crear un índice de hojas en Excel

  En aquellos libros que cuentan con un número elevado de hojas, resulta realmente útil crear un índice que contenga los nombres de las hojas y un enlace o hipervínculo a cada una de ellas.
  Confeccionar este índice de manera manual puede resultar una tarea larga y tediosa, sobre todo si el libro posee una gran cantidad de hojas. Lo ideal sería hacerlo de manera automática utilizando una Macro.
  Para crear el índice manualmente es necesario crear los hipervínculos uno por uno. Ver artículo: Cómo crear hipervínculos en Excel.
  Utilizando una macro el trabajo es mucho más sencillo, una vez creada esta macro, se podrá usar en todos los libros que se desee y el trabajo lo hace Excel de manera casi instantánea.
Este es el código de la macro en cuestión:

  Para poder ejecutar este código, basta con insertarlo (copiar y pegar) en la sección ThisWorkbook de VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
  Como se puede apreciar, el código VBA generado es fácil de entender, en primer se comprueba si existe una hoja llamada Indice, en la cual se va a insertar el índice del libro. Si no existe la hoja Indice, esta se crea con la instrucción Worksheets.Add(before:=Worksheets(1)).Name = "Indice". Si la hoja Indice ya existe, se pregunta si se desea sobrescribir y se borran sus datos con la instrucción Worksheets("Indice").Cells.Clear.
  A continuación se crea el índice, se añade el título, en este caso Índice y se crean hipervínculos a todas las hojas del libro.
  Este es el resultado una vez creado el índice:

  La macro se puede ejecutar desde VBA o desde Excel, seleccionando la solapa Vista y a continuación pulsando sobre Macros y Ver macros.

 En este enlace se puede descargar un ejemplo en Excel 2010.

Cómo enlazar documentos de Excel con documentos de Word de forma dinámica.

  Insertar en Word una tabla creada con Excel es bastante fácil, tan sólo es necesario copiar la tabla en Excel y pegarla en el documento de Word.
  El problema surge cuando los datos de la tabla de Excel se modifican y es necesario que estos datos también sean modificados en el documento de Word.   

 Para este caso concreto, se precisa que los datos se actualicen de manera automática.
  Esto se puede realizar con la opción de Word Pegado especial, este es el proceso a seguir:
1. En primer lugar hay que copiar los datos de la tabla de Excel.
2. Desde Word, se abre el documento en el que se desea insertar la tabla de Excel.
3. Dentro de la solapa Inicio, se pulsa sobre la opción Pegar y se selecciona Pegado especial.

4. Una vez que se ha abierto la ventana de Pegado especial, se selecciona la opción Pegar vínculo y Hoja de cálculo de Microsoft Excel Objeto.

5. Se presiona en Aceptar y la tabla aparece inmediatamente en el documento.

  Ahora, basta con realizar cualquier modificación en la tabla original de Excel, para que los cambios realizados aparezcan en el documento de Word. Se ha creado lo que se llama un enlace dinámico y, ahora, ya no es necesario realizar las actualizaciones de forma manual, puesto que esta labor la hace Word por sí solo.

Cómo crear Esquemas en Excel

  Un esquema es un resumen en el que se recogen los datos más importantes de un documento esquematizado.
  Así pues, un esquema puede ser, por ejemplo, el resumen de las ventas de los comerciales de una empresa, agrupadas por meses o por trimestres.
Excel permite crear esquemas de dos maneras diferentes: Manual y Automática, en este caso se va a utilizar el método automático por ser más rápido y sencillo de realizar.
  Antes de crear un esquema se deben tener en cuenta los siguientes factores:

• En una misma hoja sólo se puede insertar un esquema, si son necesarios más habrá que copiar los datos y pegarlos en una hoja nueva.
• Para crear un esquema automáticamente la hoja debe tener el formato adecuado.
• Las filas que contienen los resúmenes deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. Lo mismo ocurre con las columnas que contienen los resúmenes, estas deben estar a la izquierda o a la derecha de los datos, nunca entremezclados.

  En la siguiente figura se puede ver un ejemplo realizado con las ventas de los comerciales de una empresa, en él se reflejan las ventas individuales de cada vendedor por meses y la suma del trimestre. También aparecen las ventas para cada equipo formado por tres vendedores y los resúmenes correspondientes.

  Se puede apreciar que las celdas B5, C5, D5, B9, C9, D9, B13, C13, D13, B17, C17, D17, B21, C21, D21 y la columna E contienen subtotales y las celdas B22, C22, D22 y E22 la suma de los subtotales.
  Con estos datos ya es posible crear el esquema automáticamente, para ello, dentro de la pestaña Datos, se selecciona la opción Autoesquema que está en el menú Agrupar.

  De manera automática, Excel genera los niveles del esquema como se puede apreciar en la siguiente figura.

  Se puede ver que ahora aparecen unas líneas a la izquierda de las celdas y otra línea en la parte superior. Además, en la esquina superior izquierda aparecen unos números, estos números indican la cantidad de niveles que se han creado.
  En las columnas aparecen los números 1 y 2, esto indica que hay dos niveles: uno con la tabla completa y otro con los datos de cada trimestre.
  En las filas aparecen los números 1, 2 y 3, esto indica que hay tres niveles: uno con la tabla completa, otro con los datos de cada equipo de vendedores y uno con el total de ventas.
  Para expandir o comprimir el esquema sólo hay que hacer clic sobre los signos + o - de cada nivel, los cuales aparecen en los márgenes.

  Para borrar un esquema, dentro de la pestaña Datos, se selecciona la opción Borrar esquema que está en el menú Desagrupar.