Cómo importar datos de Excel a Access

  En ocasiones, es necesario pasar los datos de una hoja de Excel a una tabla de Access. Esto, que puede parecer algo tedioso y complicado, es algo que se puede hacer fácilmente siguiendo una serie de pasos y teniendo en cuenta unos requisitos previos, que serán necesarios para que la importación de datos se realice de manera correcta y sin errores.

  Una vez realizada la importación, las columnas de la hoja de cálculo pasaran a ser los campos de la base de datos y las filas de la hoja de cálculo serán cada uno de los registros de la base de datos.

  Antes de realizar la importación hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• En primer lugar hay que tener en cuenta que la importación de datos de Excel a Access sólo se puede hacer usando una hoja de Excel concreta, no se puede importar un libro completo. En caso de que se necesite importar un libro completo, será necesario hacerlo hoja por hoja, repitiendo la operación las veces que sea necesario.
• El número de columnas de la hoja de Excel que se desea importar no puede ser superior a 255, ya que Access no admite más de 255 campos en una misma tabla.
• Hay que asegurarse de que en la hoja de Excel no hay valores de error, como #NUM o #DIV, en este caso Access coloca un valor nulo en los campos de la tabla.
• Para evitar errores en la importación, es necesario asegurarse de que las columnas de tabla de Excel tienen el mismo formato, es decir, si en una misma columna aparecen datos con formato numérico y otros con formato de texto, se producirá un error durante la importación.
• Se debe tener en cuenta que, a la hora de realizar la importación, Access puede utilizar la primera fila de la tabla de Excel como los nombres de los campos, por lo tanto, es recomendable insertar en la hoja de cálculo una fila que contenga los nombres de cada columna.

  Para realizar la importación hay que seguir los siguientes pasos:
  Desde Access, en el grupo Importar de la ficha Datos externos, se hace clic en Excel. Se debe tener abierta una base de datos para que la ficha Datos externos esté disponible.

  A continuación, en el cuadro de diálogo que se abre, se selecciona el nombre del  archivo de Excel que contiene los datos que desea importar.

  Los datos se pueden almacenar en una tabla nueva o en una ya existente. En el caso de que se desee almacenar en una tabla existente, hay que tener en cuenta que la tabla destino debe tener exactamente la misma estructura que los datos que se desean importar.

  Finalmente, se debe indicar si la primera fila de la hoja contiene los nombres de los campos y Access se encarga de pasar los datos a la tabla seleccionada.