Funciones: Elegir de la lista, Autocompletar y Autollenado en Excel

  Excel permite rellenar o copiar datos de manera automática evitando así el tedioso trabajo de tener que repetir la escritura de datos y facilitando el trabajo de introducir datos de manera repetitiva. La característica principal de estas funciones es que permiten rellenar información de manera que se mantenga un orden lógico de la misma.

Elegir de la lista

  Mediante esta función, Excel permite seleccionar un valor, previamente insertado en una lista, para insertarlo a continuación. Una vez escrita la lista, basta con hacer clic con el botón derecho sobre la siguiente celda, en la cual se desea introducir una de los valores de la lista, y seleccionar la opción Elegir de la lista desplegable.

  Se despliega una lista que contiene todos los valores previamente introducidos y desde la que se puede seleccionar el deseado para introducirlo en la celda actual.

Autocompletar

  Mediante esta función Excel revisa los datos introducidos anteriormente y trata de identificar el que se desea introducir.

  Tomando los datos del ejemplo anterior, bastará con escribir una "L" en la siguiente celda para que Excel detecte que lo que se quiere introducir es "LENGUAJE", si es así bastará con pulsar Intro para confirmar o, en caso contrario, seguir escribiendo e ignorar la sugerencia de Excel.

Autollenado

   Una de las funciones más útiles de Excel, se puede usar tanto para copiar datos como para crear series que se incrementan de manera automática. Supongamos un trabajo en el se deben introducir los meses del año, es decir, Enero, Febrero, Marzo, ... Para realizar esta tarea basta con insertar en la primera celda el valor "Enero", luego, situando el cursor sobre el pequeño cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda, basta con arrastrar para que Excel rellene automáticamente todas las celdas siguientes.

  El resultado se puede apreciar en la siguiente figura:

La misma operación se puede hacer con los días de semana, introduciendo en la primera celda "Lunes" y arrastrando como en el ejemplo anterior.

Las posibilidades de esta función son numerosas, en la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos:

Editor de ecuaciones en Word

El Editor de ecuaciones de Word facilita la creación de ecuaciones y fórmulas matemáticas complejas.  Mediante una barra de herramientas, Word permite insertar de fácil letras, símbolos y funciones matemáticas para crear cualquier tipo de función matemática por compleja que esta sea.

Para usar el Editor de ecuaciones se deben seguir los siguientes pasos:

En Word 2003 y versiones anteriores:

Desde el menú Insertar, se pulsa en Objeto y, a continuación, en Insertar objeto, se hace clic en la opción Crear nuevo y, después, en Microsoft Editor de ecuaciones 3.0.

Si no está disponible Microsoft Editor de ecuaciones será necesario instalarlo.
El Editor de ecuaciones inserta en el documento un cuadro en blanco, donde se introducirá la ecuación, y aparece en pantalla la barra de herramientas del Editor de ecuaciones.
Para la creación de una ecuación cualquiera, basta con introducir las letras deseadas y los operadores necesarios desde la barra de herramientas del Editor de ecuaciones.

En Word 2007 y posteriores versiones:

Desde la carpeta Insertar, en la solapa Símbolos, se selecciona la opción Ecuación, ver figura siguiente:

Ahora es posible insertar una de las ecuaciones predefinidas o, pulsando en Insertar nueva ecuación, se abre cuadro donde introducir la ecuación deseada utilizando la barra de Herramientas de ecuación.

Ejemplos de ecuaciones creadas con el Editor de ecuaciones de Word:

Funciones para Textos en Excel

Excel posee numerosas funciones para trabajar con textos. Entre las más usadas están estas:

=Igual(texto1; texto2): Compara dos cadenas de texto, devuelve verdadero si las cadenas son exactamente iguales y falso si no lo son. Esta función distingue entre mayúsculas y minúsculas.
    Ejemplos:
     =igual(“Excel”; “Excel”) devuelve verdadero
     =igual(“Excel”; “excel”) devuelve falso

=concatenar(texto1; texto2; …; textoN): Concatena los textos indicados. Esta función es equivalente al operador “&”.
    Ejemplo:
    =concatenar(“Hola”; “ “; “mundo”) devuelve Hola mundo

=mayusc(texto): Convierte a mayúsculas el texto indicado.
    Ejemplo:
    =mayusc(“Excel”) devuelve EXCEL

=minusc(texto): Convierte a minúsculas el texto indicado.
    Ejemplo:
    =minusc(“Excel”) devuelve excel

=nompropio(texto): Convierte a mayúsculas la primera letra de cada palabra de la cadena de texto.
    Ejemplo:
    =nompropio(“hoja de cálculo Excel”) devuelve Hoja De Cálculo Excel

=largo(texto): Devuelve el número de caracteres de la cadena de texto indicada.
    Ejemplo:
    =largo(“hoja de cálculo Excel”) devuelve 21 (los espacios también se cuentan como caracteres)

=derecha(texto; número_de_caracteres): Devuelve el número indicado de caracteres de la cadena de texto empezando por la derecha.
    Ejemplo:
    =derecha(“Excel”; 3) devuelve cel

=izquierda(texto; número de caracteres): Devuelve el número indicado de caracteres de la cadena de texto empezando por la izquierda.
    Ejemplo:
    =izquierda(“Excel”; 3) devuelve Exc

=extraeb(texto; posición; número_de_caracteres): Devuelve un número de caracteres de una cadena de texto empezando desde la posición indicada. La función =med() realiza la misma acción que =extraeb() y tiene los mismos parámetros.
    Ejemplo:
    =extraeb(“Excel”; 2; 3) devuelve xce
    =med(“Excel”; 2; 3) devuelve xce

=repetir(texto; número_de_veces): Repite un texto el número de veces indicado.
    Ejemplo:
    =repetir(“Excel”; 3) devuelve ExcelExcelExcel

=recortar(texto): Elimina los espacios iniciales y finales de un texto dejando los espacios normales que se dejan entre palabras.
    Ejemplo:
    =recortar(“ Hoja de cálculo Excel “) devuelve Hoja de cálculo Excel

=encontrar(texto buscado; texto; número_inicial): Devuelve el valor numérico de la posición que ocupa el texto buscado dentro la cadena de texto indicada. El parámetro número_inicial es opcional e indica a partir de qué posición de la cadena de texto se debe iniciar la búsqueda. Esta función distingue entre mayúsculas y minúsculas.
    Ejemplo:
    =encontrar(“x”; “Excel”) devuelve 2 (la posición que ocupa la “x” dentro de la cadena “Excel”

=hallar(texto buscado; texto; número inicio): Realiza exactamente lo mismo que la función encontrar() pero en este caso no se distingue entre mayúsculas y minúsculas.
    Ejemplo:
    =hallar(“L”; “Excel”) devuelve 5 (la posición que ocupa la “L” dentro de la cadena “Excel”

=reemplazar(texto_original; número_inicial;  número_de_caracteres; texto_nuevo): Reemplaza parte de una cadena de texto, en función del número de caracteres que se especifique, por una cadena de texto diferente a partir de la posición inicial indicada.
    Ejemplo:
    =reemplazar(“2013”; 3; 2; “14”) devuelve 2014. En este ejemplo, en el texto original 2013, se cambian 2 caracteres, a partir del carácter 3, por el texto “14”

=sustituir(texto; texto_original;  texto_nuevo; número_de_instancia): Sustituye un texto por otro dentro de la cadena especificada. El número_de_instancia es opcional y hace referencia a las veces que aparece texto_original dentro de la cadena de texto, si no se indica un número de instancia, se reemplazan todas las veces que aparece el texto_original por texto_nuevo dentro de la cadena de texto.
    Ejemplo:
    =sustituir(“Trimestre 1 de 2014”; “1”; “2”; 1) devuelve ‘Trimestre 2 de 2014’. En este ejemplo se cambia ‘1’ por ‘2’ pero sólo en primera instancia, es decir, sólo la primera vez que aparece ‘1’. Si no se indica la instancia (=sustituir(“Trimestre 1 de 2014”; “1”; “2”)) el resultado sería ‘Trimestre 2 de 2024’.

=car(número_ANSI): Devuelve el carácter correspondiente al número ANSI indicado.
    Ejemplo:
    =car(65) devuelve ‘A’ que es carácter correspondiente al código ANSI 65.

=codigo(caracter): Realiza la misión contraria a la función CAR(), devuelve el código ANSI que corresponde al carácter indicado.
    Ejemplo:
    =codigo(“A”) devuelve 65, que es código ANSI correspondiente al carácter 65.

Cómo usar la letra capital en Word

  Con Word es posible asignar una letra capital a un párrafo y ajustar el tamaño que esta ocupa. Se puede aplicar una letra capital al margen izquierdo y definir el número de líneas que ocupa y la distancia entre la letra capital y el resto del texto.

  Para asignar una letra capital a un párrafo es necesario seguir los siguientes pasos:
  En Word 2003 y anteriores versiones:
  Se sitúa el cursor sobre el párrafo al que se desea aplicar la letra capital, desde el menú Formato, se selecciona Letra capital. Ver figura siguiente:

  En el cuadro de dialogo que aparece, en la opción Posición, se selecciona la forma en la que aparece la letra capital y, desde Opciones, se puede indicar el número de líneas que ocupa la letra capital y el espacio desde esta hasta el texto.

  En Word 2007 y versiones posteriores:
  Una vez situado el cursor en el párrafo al que se desea aplicar la letra capital, desde la carpeta Insertar, en la solapa Texto, se selecciona la opción Letra Capital, ver figura siguiente:

  Para acceder a las opciones avanzadas de configuración de la letra capital hay que pulsar en Opciones de letra capital…
  Una vez que se ha seleccionado la letra capital, esta aparece dentro de un marco, con el ratón es posible modificar este marco para adaptar, de manera manual, la letra capital.

Funciones para redondear números en Excel

  Excel dispone de varias funciones para redondear números, con el uso de estas funciones se consigue que el resultado de una operación numérica aparezca con el formato deseado.

entero(número): Redondea hasta el entero inferior más próximo.
    Ejemplos:
        =entero(10,58) resultado: 10
        =entero(-3,36) resultado: -4

redondear(número; número_de_decimales): Redondea al número de decimales indicado.
    Ejemplos:
        =redondear(6,35; 1) resultado: 6,4
        =redondear(6,55; 1) resultado: 6,6
        =redondear(6,35; 0) resultado: 6
        =redondear(6,75; 0) resultado: 7

redondea.impar(número): Redondea hasta el siguiente número impar.
    Ejemplos:
        =redondea.impar(3,42) resultado: 5
        =redondea.impar(4,62) resultado: 5
        =redondea.impar(6,37) resultado: 7

redondea.par(número): Redondea hasta el siguiente número par.
    Ejemplos:
        =redondea.par(3,42) resultado: 4
        =redondea.par(4,62) resultado: 6
        =redondea.par(6,37) resultado: 8

redondear.mas(número; número_de_decimales): Redondea hacia arriba, en dirección contraria al cero.
    Ejemplos:
        =redondear.mas(3,12; 0) resultado: 4
        =redondear.mas(4,61; 1) resultado: 4,7

redondear.menos(número; número_de_decimales): Redondea hacia abajo, en dirección al cero.
    Ejemplos:
        =redondear.menos(4,34; 0) resultado: 4
        =redondear.menos(4,34; 1) resultado: 4,3

Cómo ocultar una hoja en Excel

  En ocasiones, resulta muy útil ocultar una hoja de cálculo, bien porque esta contenga fórmulas que no se desea que puedan ser modificadas o porque la hoja está destinada a cálculos intermedios. Excel permite ocultar o mostrar todas las hojas de un libro siempre que al menos una de ellas sea visible.

Existen dos métodos sencillos para ocultar una hoja:

  Desde la carpeta Inicio, en la solapa Celdas, pulsando en la opción Formato y a continuación en Mostrar u ocultar, como se puede apreciar en la siguiente figura.

  De la misma manera hay que proceder para mostrar una hoja que previamente ha sido ocultada, ver figura siguiente.

  Otra forma de ocultar una hoja es haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña correspondiente a la hoja que se desea ocultar. A continuación se pulsa sobre Ocultar.

  Para hacer visible una hoja oculta, se procede de la misma manera, haciendo clic con el botón derecho sobre cualquier pestaña, pulsando en Mostrar.

  El inconveniente de los dos métodos descritos anteriormente es que cualquiera puede mostrar las hojas, que previamente han sido ocultados, siguiendo los pasos descritos, sin embargo, existe un tercer estado llamado “muy oculto” al que sólo se puede acceder la ventana de código de VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Con este estado, la hoja está oculta y no puede mostrarse con los métodos descritos anteriormente.

  Para acceder a esta configuración se debe hacer clic con el botón derecho sobre la pestaña de la hoja que desea ocultar y, a continuación, se pulsa en Ver código. Con esto se accede al editor de VBA. En el cuadro Propiedades, hay que buscar la propiedad Visible. Al pulsar sobre ella se observa que aparecen 3 opciones:

    1 – xlSheetVisible: Mostrar hoja
    0 – xlSheetHidden: Ocultar hoja
    2 – xlSheetVeryHidden: Hoja “muy oculta”

  Las dos primeras corresponden a las opciones clásicas de Mostrar y Ocultar una hoja. La tercera (2 – xlSheetVeryHidden), a la que sólo se puede acceder desde este menú, es la que oculta la hoja sin que esta pueda hacerse visible desde Excel con los métodos convencionales.

  Para volver a hacer visible la hoja, hay que repetir el mismo proceso anterior, y cambiar la propiedad Visible a 1-xlSheetVisible.

Cómo establecer sangrías en Word 2010

  Las sangrías son distancias que se aplican a las líneas de un párrafo a partir de los márgenes izquierdo o derecho.
 Tipos de sangrías en Word:
- Izquierda: Distancia que se aplica a partir del margen izquierdo, a todas las líneas del párrafo seleccionado.

- Derecha: Distancia que se aplica margen derecho y que afecta a todas las líneas del párrafo seleccionado.

- Primera línea: Distancia que se aplica al margen izquierdo, pero que sólo afecta a la primera línea del párrafo seleccionado.

- Francesa: Distancia que se aplica al margen izquierdo y que afecta a todas las líneas del párrafo seleccionado, excepto a la primera.

  Las sangrías se pueden definir de manera automática o de forma manual usando  el ratón. Para establecer las sangrías de forma manual es necesario hacer uso de los marcadores de sangría, los cuales se encuentran situados en la regla. Estos marcadores se pueden apreciar en la siguiente figura:

  En esta figura, el triángulo superior de la izquierda indica la sangría de la primera línea del párrafo, el triángulo inferior de la izquierda señala la sangría izquierda de todas las líneas del párrafo excepto la primera. El triángulo de la derecha marca la sangría derecha de todas las líneas del párrafo seleccionado. Con el rectángulo situado debajo del triángulo de la sangría izquierda se puede modificar el margen izquierdo, tanto de la primera línea como del resto del párrafo.

  Para modificar una sangría usando los triángulos de la regla, basta con situar el cursor sobre el párrafo que se desea modificar y a continuación mover el triángulo que corresponde a la sangría que se desea modificar a la posición apropiada.
Ejemplos de sangrías:
Sangría derecha:

Sangría izquierda:

Sangría primera línea:

Sangría francesa:

Para cambiar las sangrías de manera automática hay que dirigirse al grupo Párrafo, dentro de la solapa Inicio, con los dos botones indicados en la figura se puede ampliar o reducir el margen izquierdo del párrafo seleccionado.

Para acceder a las opciones avanzadas de configuración de sangría, es necesario abrir el cuadro de dialogo párrafo (pulsando en la flecha que aparece en la esquina inferior derecha del grupo Párrafo).

En caso de que se desee aplicar la sangría a varios párrafos, a todo el documento o a una parte de este, será necesario realizar la selección previa de las zonas a las que se desea aplicar los cambios de sangría.

Códigos de error en las fórmulas de Excel

  Suele ocurrir en ocasiones que, en la celda donde se esperaba obtener el valor resultante de determinado cálculo, se obtiene un extraño mensaje, casi incomprensible, con todas las letras en mayúsculas, que comienza con el signo "#" y que termina con una signo de exclamación "!" o, en otros casos, con un signo de interrogación "?". A este mensaje se le llama Código de Error. Su misión consiste en informar de que se ha producido en error en la fórmula o función utilizada, ya sea en la propia formula o en alguna celda a la que hace referencia dicha fórmula.

  Después de que un código de error aparezca en una celda, se tiene que descubrir qué causó el error y editar la fórmula para poder continuar.

Estos son los códigos de error más habituales en Excel: 

#¡DIV/0! Aparece cuando en la fórmula existe una división por cero o, como suele suceder habitualmente, la celda por la que hay que dividir no contiene ningún valor.
#¿NOMBRE? Aparece cuando la fórmula se refiere a un nombre de rango que no existe en la hoja de trabajo. Este valor de error aparece al escribir el nombre del rango de forma indebida o por no encerrar entre comillas un texto usado en la fórmula, haciendo que Excel tome ese texto como un nombre de rango.
#¡NULO! Aparece con más frecuencia al insertar un espacio, donde se debería haber utilizado una coma, al hacer referencia a celdas usadas ​​como argumentos en funciones.
#¡NUM! Aparece cuando Excel encuentra un problema con un número en la fórmula usada, tal como el tipo equivocado de argumento o un cálculo que produce un número demasiado grande o demasiado pequeño para ser representado en la hoja de trabajo. 
#¡REF! Indica que Excel ha encontrado una referencia una celda no válida, como cuando se elimina una celda a la que se hace referencia en la fórmula.
#¡VALOR! Señala que se ha utilizado un tipo incorrecto de argumento o cuando se llama a una operación matemática que se refiere a celdas que contienen texto en lugar de un valor numérico.

Funciones lógicas Y y O en Excel

  Las funciones Y y O son dos de las funciones lógicas más utilizadas en Excel y, como todas las funciones lógicas, sólo devuelven los valores Verdadero o Falso.
  La sintaxis de ambas funciones es muy similar:
=Y(condición 1; condición 2; ...; condición n)
=O(condición 1; condición 2; ...; condición n)
siendo condición la expresión lógica que será evaluada. El número de condiciones a evaluar puede ser desde 1 hasta 255.
  Para comprender mejor el funcionamiento de estas funciones se puede recurrir al uso de la llamada Tabla Lógica o Tabla de la Verdad, la cual se muestra en la siguiente figura.

   En esta tabla se puede apreciar que la función lógica O devolverá el valor Falso cuando todas las condiciones evaluadas sean falsas y Verdadero cuando al menos una de ellas sea cierta. Por el contrario, la función Y devolverá Verdadero cuando todas las condiciones sean verdaderas y Falso cuando una o más de ellas sean falsas.

  En los siguientes ejemplos se puede apreciar como trabajan estas funciones.

Función Lógica O

En este caso la función O devuelve Falso pues todas las condiciones indicadas son falsas (B3>B6=Falso, B4=B5=Falso y B5>=B6=Falso).

Ahora la función O devuelve Verdadero pues una de las condiciones indicadas es verdadera (B3<B6=Verdadero, B4=B5=Falso y B5>=B6=Falso).

Función Lógica Y

Aquí la función Y devuelve verdadero pues todas las condiciones son ciertas (B3<B6=Verdadero, B4<>B5=Verdadero y B5<=B6=Verdadero).

La función Y devuelve el valor Falso ya que hay una condición que es falsa (B3=B6=Falso, B4<>B5=Verdadero y B5<=B6=Verdadero)

  El siguiente ejemplo muestra una aplicación práctica de la función lógica Y combinada con la función SI (ver artículo: Función SI()). Supongamos que en una clase de 6 alumnos, en función de las calificaciones obtenidas por cada uno de los alumnos en cada trimestre, se desea saber quien ha aprobado todos los exámenes y quien ha suspendido al menos uno de ellos y por tanto tendrá que volver a examinarse.

  Usando la formula: =SI(Y(C4>=5;D4>=5;E4>=5);"SI";"NO"), se obtiene el resultado deseado de forma rápida y sencilla.
  Téngase en cuenta que la formula no es necesario escribirla 6 veces sino que sólo será necesario escribirla en la primera fila y después se copia en las demás (ver artículo: Copiar y Pegar de manera eficiente)